Der Bürostuhl steckt nicht in den sechs Euro

Es gibt einen Satz im Lohnsteuer-Handbuch des Bundesfinanzministeriums, der eine der häufigsten Fehlannahmen zum Homeoffice ausräumt: Aufwendungen für Arbeitsmittel sind von der Tagespauschale nicht umfasst.

Die 6 Euro pro Tag decken typische laufende Kosten der beruflichen Nutzung der Wohnung ab — anteilige Wohnkosten, Strom, Heizung und Ähnliches. Sie decken nicht ab, was man sich für die Arbeit anschafft.

Was als Arbeitsmittel in Betracht kommt

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die unmittelbar der Erledigung der beruflichen Aufgaben dienen. Bei häuslicher Arbeit sind das typischerweise:

• Laptop, Monitor, Dockingstation,
• Tastatur, Maus, Headset, Webcam,
• Drucker und Verbrauchsmaterial,
• Schreibtisch, Bürostuhl, Schreibtischlampe,
• berufliche Software und Fachliteratur.

Ob und in welcher Höhe diese Kosten berücksichtigt werden können, hängt von den jeweiligen steuerlichen Voraussetzungen ab — vor allem davon, in welchem Umfang der Gegenstand beruflich genutzt wird.

Die Grenze bei 800 Euro netto

Für bewegliche, selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter gilt die Regelung zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern nach § 6 Abs. 2 EStG: Liegen die Anschaffungskosten bei höchstens 800 Euro netto — das entspricht 952 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer —, kommt eine Berücksichtigung im Jahr der Anschaffung in voller Höhe in Betracht.

Liegt der Betrag darüber, werden die Kosten grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Für Computerhardware und bestimmte Software lässt die Finanzverwaltung allerdings eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu, sodass auch teurere Geräte im Anschaffungsjahr vollständig berücksichtigt werden können. Was dafür im Einzelnen gilt.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Wichtig an dieser Tabelle: Die 800-Euro-Grenze gilt je Wirtschaftsgut, nicht für die Summe. Vier Gegenstände von jeweils unter 800 Euro netto bleiben vier Gegenstände unter der Grenze, auch wenn sie zusammen darüber liegen.

Und noch etwas zeigt das Beispiel: 936 Euro Arbeitsmittel neben, sagen wir, 720 Euro Tagespauschale ergeben zusammen 1.656 Euro — also deutlich mehr als der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Genau so entstehen die Fälle, in denen sich das Zusammenrechnen tatsächlich auswirkt.

Berufliche und private Nutzung

Wird ein Gegenstand sowohl beruflich als auch privat genutzt, kommt eine Berücksichtigung grundsätzlich nur anteilig in Betracht. Bei nahezu ausschließlich beruflicher Nutzung ist eine Aufteilung dagegen nicht erforderlich.

Praktisch heißt das: Ein Schreibtischstuhl, der nur am Arbeitsplatz steht, ist unproblematischer als ein Laptop, auf dem abends auch Serien laufen. Wer aufteilt, sollte den angesetzten Anteil nachvollziehbar begründen können.

Wer die Rechnung bezahlt hat, ist entscheidend

Berücksichtigt werden können nur eigene Aufwendungen. Stellt der Arbeitgeber den Laptop, das Headset oder den Monitor, sind das keine Werbungskosten des Arbeitnehmers — unabhängig davon, wo das Gerät steht. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten ganz oder teilweise, mindert das entsprechend.

Belege aufheben, auch wenn es knapp aussieht

Ob die Anschaffungen am Ende überhaupt wirken, entscheidet sich erst mit der Gesamtsumme aller Werbungskosten gegenüber dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag. Wer im März den Kassenbon wegwirft, weil „das ohnehin nichts bringt“, trifft diese Entscheidung, bevor die Jahressumme feststeht.

Ein einfacher Ordner — digital oder auf Papier — mit Datum, Gegenstand und Betrag reicht für die eigene Übersicht völlig aus.

Einordnung

Die Trennung zwischen Tagespauschale und Arbeitsmitteln ist eine der wenigen Stellen im Homeoffice-Steuerrecht, an denen sich zwei Posten sauber nebeneinander addieren lassen. Genau deshalb ist sie für die Gesamtrechnung so relevant — und genau deshalb ist die Annahme, die 6 Euro deckten „alles rund ums Arbeiten zuhause“ ab, eine teure Vereinfachung.